UI Ajak Warga Lengkong Karya Pahami Pentingnya Perlindungan Arsip Keluarga Lewat Metode Enkapsulasi

BeritaNasional.com -  Perlindungan arsip keluarga kini semakin disadari sebagai hal penting untuk menjaga dokumen berharga agar tidak rusak atau hilang.

Menyadari hal itu, Program Vokasi Manajemen Rekod dan Arsip Universitas Indonesia (UI) mengadakan kegiatan pengabdian masyarakat berupa sosialisasi metode enkapsulasi arsip kepada warga Kelurahan Lengkong Karya, Tangerang Selatan.

Kegiatan berlangsung di aula kantor kelurahan dan dihadiri oleh perwakilan masyarakat seperti anggota PKK, pengurus RT/RW, dan organisasi masyarakat setempat.

Antusiasme warga terlihat tinggi sepanjang kegiatan berlangsung, terutama saat mereka mempelajari teknik pelestarian arsip secara langsung.

Arsip Keluarga, Aset Tak Ternilai

Dalam sambutan pembuka, Lurah Lengkong Karya, Nur Asni Rahman, S.Sos, menegaskan pentingnya perhatian terhadap arsip keluarga.

Ia mencontohkan betapa krusialnya dokumen seperti ijazah, akta kelahiran, dan kartu keluarga dalam berbagai urusan administrasi.

“Sering kali kita baru sadar pentingnya arsip ketika kehilangan dokumen penting. Padahal, jika arsip keluarga disimpan dan dilindungi dengan baik, masa depan anak-anak kita akan lebih terjamin,” ujar Nur Asni Rahman, dikutip dari keterangannya, Minggu (2/11/2025).

Ia juga menambahkan bahwa kegiatan ini mendorong kesiapsiagaan warga dalam menghadapi potensi bencana yang dapat mengancam keberadaan dokumen penting di rumah.

Belajar Langsung dari Arsip Nasional

Sosialisasi ini menghadirkan narasumber dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), yakni Dra. Prihatni Wuryatmini, M.Hum, yang memberikan penjelasan mendalam tentang klasifikasi arsip keluarga.

Menurutnya, arsip keluarga mencakup berbagai jenis dokumen, mulai dari identitas pribadi, pendidikan, kesehatan, hingga aset dan asuransi.

Ia juga menekankan pentingnya alih media arsip, seperti memindahkan arsip dalam bentuk digital atau melakukan enkapsulasi sebagai bentuk perlindungan fisik tanpa merusak dokumen.

“Enkapsulasi berbeda dengan laminasi. Dalam enkapsulasi, dokumen dilindungi tanpa menempel pada plastik pelindung, sehingga tidak merusak kertas aslinya,” jelas Prihatni.

Mahasiswa UI Beri Layanan Enkapsulasi Langsung

Sebagai bagian dari praktik nyata, mahasiswa Manajemen Rekod dan Arsip UI turut memberikan layanan enkapsulasi gratis kepada warga yang membawa arsip keluarga mereka.

Dokumen seperti ijazah, kartu keluarga, dan akta kelahiran menjadi contoh arsip yang diproses langsung di lokasi kegiatan.

Salah satu warga, Nyori Irawan, mengaku senang bisa mengikuti kegiatan tersebut.

“Biasanya kami melaminasi dokumen penting, tapi ternyata itu justru bisa merusak kertas. Lewat kegiatan ini, kami tahu cara yang lebih aman untuk melindungi arsip keluarga,” ungkapnya.

UI Hadirkan Kampus yang Dekat dengan Masyarakat

Kegiatan ini ditutup oleh Ratih Surtikanti, M.Hum, dosen Manajemen Rekod dan Arsip Universitas Indonesia sekaligus penanggung jawab kegiatan pengabdian masyarakat.

Dalam sambutannya, Ratih menegaskan bahwa kegiatan ini menjadi wujud nyata peran kampus dalam menjawab kebutuhan masyarakat.

“Melalui kegiatan seperti ini, kami ingin mendekatkan kampus kepada masyarakat. Pengabdian ini bukan hanya berbagi ilmu, tetapi juga membantu warga memahami cara melindungi dokumen berharga yang mereka miliki,” tutupnya.